Fokus på systematik

Fokus på systematik

Fokus på systematik

Hvordan møder man stigende dokumentationskrav og sikrer øget kvalitet i opgaveløsningen, mens man samtidig frigiver mere børnetid til pædagogerne?

Det er et tema som Anita og Jesper, der er hhv. Daglig Leder og Dagtilbudsleder i vores huse, har brugt rigtig lang tid på at forholde sig til i de sidste par måneder. De har nu fundet frem til en del af løsningen på udfordringen.

Det er lang tid siden det blev forbudt at opbevare notater om børnene, referater fra samtaler o.lign. i arkiver i institutionen. Alt skal journaliseres elektronisk af hensyn til borgerens sikkerhed og rettigheder. Hvor pædagogerne før kunne lave et hurtigt notat på papir, og arkivere det i barnets mappe på kontoret, så skal det nu omkring sekretær eller ledelse, som skal sørge for at notatet gemmes elektronisk. Det er en god måde at sikre borgernes data på, men det giver ekstra arbejde i børnehaverne.

Samtidig er der en lang række administrative opgaver omkring notater og breve til forældre, som pædagogerne traditionelt har været inde over. Breve til nye børn og deres forældre, indkaldelse til samtaler, informationer om skolestart osv. Breve og sedler der skal kopieres og afleveres, sendes elektronisk, eller på anden måde formidles til forældrene. Der skal tjekkes op på at ingen er glemt, at forældrene får de relevante informationer rettidigt og ikke mindst at det brev forældrene får er det rigtige. Administrative opgaver som tager tid og hele tiden kræver opfølgning fra både pædagoger og tilsyn fra ledelsen.

Både Anita og Jesper er meget optagede af at pædagogerne har så meget tid sammen med børnene som muligt, og at de administrative opgaver fylder så lidt som muligt. Alle nye opgaver bliver derfor også mål og vejet i forhold til den tid de tager og den kvalitet opgaveløsningen kan bidrage med. Men de skulle langt væk fra børnehaven for at finde en løsning på udfordringen omkring løbende opfølgning og journalisering.

Løsningen blev fundet i kommunens afdeling for Teknik og Miljø. Her benyttes det samme journaliseringssystem til sagsbehandling af fx byggesager, som benyttes til journalisering af breve, noter og andre informationer omkring børnene. Hvor vi i børnehaverne løser opgaverne i systemet manuelt, så er opgaverne i Teknik og Miljø automatiseret. Det er de for at sikre at sagsbehandlingstider overholdes, og samtidig sikrer at alle opgaver omkring en byggesag bliver løst. Spørgsmålet var, om de samme principper og automatiseringen kunne bruges i en børnehave?

Jesper tog kontakt til Charlotte Andersen fra Rebild Kommunes IT Afdeling, der bl.a. er beskæftiget med arbejdet omkring journaliseringer og vores journaliseringssystem. Det var Charlotte der havde hjulpet med opsætningen af systemet i Teknik og Miljø. Med udgangspunkt i Anita og Jespers beskrivelse af administrative rutiner og løbende journaliseringer, kom Charlotte med et bud på hvordan en løsning kunne se ud. Efter en del mailkorrespondance og et par lange møder er opsætningen nu færdig og klar til implementering.

Når et nyt barn starter i Børnehaverne Rebild Syd, får barnets forældre et velkomstbrev i deres E-Boks. Den praksis startede vi med for et år siden, hvor brevet udsendes samtidig med at vi opretter en mappe til barnet i vores system. Det brev sender vi fortsat ud, men med den nye opsætning oprettes der automatisk flere breve når vi laver en mappe til det nye barn. Et brev omkring sprogscreening, et brev om en 4 ½ års samtale, et brev omkring skolestart osv. Systemet opretter selv de korrekte datoer på brevene, og sætter en deadline for opfølgning ind på hvert brev.

Hvad betyder det i praksis? Det betyder fx at otte uger inden der skal afholdes 4 ½ års samtale, så beder systemet vores sekretær om at sende et brev ud til forældrenes E-boks. Brevet er tilpasset barnet og forældrenes oplysninger, og kan sendes med ganske få klik med en mus. I brevet beder vi forældrene henvende sig til pædagogerne på stuen, for at lave en aftale om samtaletidspunktet. Pædagogerne får en kopi af brevet, og ved nu at forældre vil henvende sig – eller tage fat i forældrene, hvis de ikke gør det. Samtidig med afsendelsen journaliseres brevet.

Projektet er en del af den nye kontrakt for Distrikt Rebild Syd i perioden 2017-2018, og efter implementeringen i Børnehaverne Rebild Syd er det planen at børnehaverne Tuen og Kløvermarken i hhv. Haverslev og Ravnkilde får mulighed for at lave en lignende løsning.

Den endelige implementering sker henover sommeren, hvor oplysninger om alle nuværende børn i Børnehaverne Rebild Syd skal rettes til, så de passer ind i den nye opsætning af systemet.

På billedet i artiklen er Charlotte Andersen i gang med at teste den nye opsætning sammen med vores sekretær Tina Dahl Jepsen, mens Jesper ser eftertænksomt med i baggrunden.

Om forfatteren

X